למה חשוב להפיק אירוע עבור העסק שלך? / מר גד אורון

בימים בהם אנו מהדקים חגורות ומבטלים אירועים, חשוב לזכור כי אל לנו לוותר על הכל. דווקא עכשיו חשוב להפיק אירועים במקומות העבודה. עלינו לקחת אחריות על המצב הנתון ולעצור את ההידרדרות. אז איך בכל זאת עושים זאת?
החדשות, העיתונים ואנשי הכלכלה ממשיכים לבשר לנו, הציבור, כי המצב הכלכלי הקשה ימשיך עוד תקופה לא קצרה. בעלי החברות, המנכ"לים והעומדים בראש המשרדים מהדקים חגורות ונוגסים בכל תקציב אפשרי.
 
"מצב הישרדותי" הם אומרים ולכן כל הזרמת כספים למקור שבעבר נחשב להכרחי, הופך היום למותרות. קיצוץ תקציב מרכזי הוא במחלקת הרווחה והאירועים. אולם, המחקרים מוכיחים כי יכולת ההישרדות של עסק תלויה באנשיו, עובדיו ואופן הרגשתם בתהליך העבודה. המשוואה פשוטה. עובד מרוצה שווה לתפוקה גדולה יותר. עובד המרגיש גאווה במקום עבודתו ובתוצרים, יתרום יותר להצלחת המוסד.
דווקא בימי מיתון כדוגמת אלה חשוב להפיק אירועים במקומות העבודה. עלינו לקחת אחריות על המצב הנתון ולעצור את ההידרדרות.

אז איך בכל זאת עושים זאת?

אירוע הינו למעשה נקודת מפגש בין המוצר, המסר, הרעיון ובין קהל היעד שלו בצורה הקרובה והחוויתית ביותר. האירוע מייצר את המגע האמיתי עם המסר והמוצר. עלינו להתנתק מזיכרון האירועים הקודמים. אל לנו להשוות אירוע שנערך לפני שנה לאירוע אותו אנו רוצים להפיק כעת. למרות זאת, אנחנו צריכים לבחון מה גרם להצלחת האירועים הקודמים והאם השגנו את היעדים ואת זה לשחזר.

לפני שניתן כמה עצות וטיפים להפקת אירועים "רזים" יש לבחון איזה אירוע אנו עומדים להפיק. ישנם מספר סוגי אירועים:
אירוע עובדים - אירוע המיועד להנאתם של העובדים וגיבושם. אירוע פנימי, חוויתי אשר בסופו המורל והמוטיבציה גבוהים.
אירוע שיווקי - אירוע המציין מאורע מסוים, השקת מוצר או נקודת ציון בחברה. אירוע זה תורם למינוף התדמית והמותג.
"אירוע צד שלישי" - זהו למעשה אירוע בו חברה נרתמת לעזרת גוף חיצוני, בד"כ עמותות ובאמצעות פעולות שונות בעלות אופי חברתי, תורמים לחיזוקם.
 

כל אירוע קונבנציונאלי, על סוגיו, מורכב למעשה מאלמנטים שונים כגון:
  • אירוח האירוע
  • תוכן אמנותי
  • הפעלה וכיבוד
כעת עלינו לבחון מהו התקציב העומד לרשותנו מול עלות האירוע בפועל.
התקציב משקף את התשומות הנדרשות לביצוע הפרויקט. דרך התקציב לומדים על בניית פרטי האירוע. בהתאם לכך, נחתור להפיק אירוע כאשר המיקום, העיצוב ותוכן האירוע מוגדרים בהתאם למטרות ולאסטרטגיה שלנו. החכמה היא לבנות אירוע נכון ולמזער הוצאות.
עלינו להתחיל מנקודת אפס תוך פירוק תכנית האירוע למרכיבים.

הנה כמה דוגמאות ורעיונות לאירועים מהנים בהם התקציב מופחת: באירוע עובדים ניתן לשלב בין התוכן ובין אלמנטים של מיקור חוץ. לדוגמא, נארגן תחרות בה כל מחלקה אחראית על הכנת סוג מסוים של מזון (מנה ראשונה, סלטים, קינוחים וכדומה). שף ידוע ועוזריו ישפטו בין המחלקות ויכריזו על המנה המנצחת. בפעולה פשוטה זו לא ויתרנו על תוכן מהנה, תרמנו לגיבוש המחלקות השונות, ההרגשה והמורל וגם צמצמנו את עלויות הכיבוד והמזון.