המנהל כיזם בארגון המשתנה / דני חייט

הכותרות בעיתונים זעקו על "טבע" - החברה של המדינה, הפיטורים הצפויים ועל מהלך שינוי נדרש שהביא בסופו לחילוקי דעות קשים בדירקטוריון (שהתפרסמו) ולפיטורי המנכ"ל. אין לי מספיק מידע כיצד "טבע" הובילה את השינוי הנדרש אבל במבחן התוצאה אנו רואים את הבעיות אליה "טבע" נקלעה בעקבות הרצון לשינוי ועוד לפני ביצועו.
במאמר מוקדם על ניהול פרויקטים ציינו את תהליך הייזום כתהליך מקדים לכל פרויקט/משימה מורכבת וברצוני ברצף מאמרים להרחיב כל שלב ושלב לצורך גיבוש תהליך ניהולי "בריא" בכל שינוי נדרש בארגון.
ניתן לייחס לכל מהלך בארגון המחייב ניהול ותכנון ודורש משאבים ניהוליים או אחרים כעל מהלך המצריך תהליך ייזום. היזם "הרגיל", אותו איש עסקים, המשקיע את הונו בפרויקט או עסק כזה או אחר מבצע הליך שהיום האקדמיה והעמותה לניהול פרויקטים (PMI) גיבשה "כתהליך הייזום".
תהליך הייזום בביצועו בשלבים ברורים ובניתוח מתאים יכול לשפר במידה ניכרת את סיכויי ההצלחה בשינוי הנדרש תוך הקטנת הסיכונים הצפויים במידה ניכרת.
ניתן תמיד להחליט שהסיכונים מובנים והיוזמה ממשיכה אבל זאת רק לאחר שאכן הבנו מהם אותם סיכונים ומהם האפשרויות העומדות בפנינו ליישום היוזמה.
הצורך או הפער שנדרש:
בשלב ראשון בתהליך הייזום היזם נדרש לשאול מהו הפער ברצוננו לסגור, מהו הצורך שברצוננו לענות עליו או מהו הרעיון החדש שברצוננו להביא לארגון.
צורך יכול להגיע מפער ברור הבא לידי מילות מפתח כגון: חשש, פחד, איום עסקי, שדרוג נדרש, התקדמות טכנולוגית, בקשת לקוח, מימוש תכנית אסטרטגית, שיפור נדרש, התייעלות, שיפור רווחיות, גידול בהכנסות ועוד..
 
מהי מטרת היוזמה:
לאחר הבנת הצורך יש להחליט על הפתרון הנדרש. חשוב להבין שהפתרון עונה לצורך והפתרון הינה תכלית היוזמה הנדרשת. יש להגדיר את הפתרון כמטרת המיזם ונבחן האם יש יעדים ליוזמה בכדי שתצליח כגון יעד זמן או יעד תקציבי נדרש.
 
 בעלי עניין ביוזמה הנדרשת:
נבחן מיהם בעלי העניין הרלוונטיים ביישום הפתרון הנדרש:
מיהו הלקוח? – מי זה שייהנה מתוצרי הפרויקט ולרוב ישלם על תוצרי המשימה.
מיהו הלקוח הפנימי (המשתמש)? – מי אמור להיות בתוך הארגון שייצג את הצרכים שלו ושל הלקוח הסופי.
מיהו היזם הראשי? – מממן את היוזמה או המנהל המקצה משאבים ליישום המשימה.
מי יהיה המבצע הראשי? – מיהי אותה מחלקה (או סוג קבלן) שתבצע את המשימה.
מי יכול להוביל את השינוי? – האם בהכרח זה המנכ"ל? אולי יש למנות מנהל אחר להובלת המשימה.
מיהם בעלי העניין הנוספים? אותם בעלי עניין גם בתוך הארגון וגם מחוץ לארגון שיכולים להשפיע על מהלך השינוי הנדרש עד לעיתים הכשלתו המוחלטת.
ישנן מספר דרכים לנתח את בעלי העניין והנה מספר דוגמאות:
 
 
 
 
 
 לאחר שהבנו את צרכי בעלי העניין, יכולת ההשפעה שלהם האם היא חיובית או שלילית ליוזמה, מידת המעורבות במשימה, בחנו עד כמה נרגיש אותם במהלך המשימה והכי חשוב מהי מידת יכולת ההכשלה שלהם את המשימה והאם ניתן לענות לצרכיהם.
 
מהם גורמי הסיכון ליוזמה?
לאחר בחינת בעלי העניין נבחן האם ישנם גורמי סיכון שיכולים להכשיל את המשימה מבעוד מועד או במהלכה. בחינת גורמי הסיכון במהלך הייזום באה לבחון רק את אותם סיכונים המפילים את היוזמה לגמרי ולא רק משבשים אותה.
גורמי סיכון המפילים יוזמה:
• אפשרות טכנית לביצוע
• קיום שיפור במדד הביצוע
• עמידה בתקנים
• עמידה בדרישות
• שיתוף פעולה
אי קיום אחד מהדוגמאות לגורמי הסיכון מפיל את היוזמה כולה.
 
מהן החלופות ליוזמה?
לאחר שהבנו את גורמי הסיכון והמנהל/יזם הבין את גורמי הסיכון והחליט להמשיך ולבחון את היוזמה יש לגבש חלופות לבחינה. החלופות יכולות להיות על בסיס ממדים שונים כגון: חלופות הנוגעות במשך היוזמה, איכות היוזמה וההשלכה על העלויות הקשורות או היבט גיאוגרפי כגון מיקום היוזמה.
החלופות מייצגות כיצד ניתן להגיע לפתרון הנדרש בדרכים שונות.
בצבא הכרנו את המושג דרכי פעולה אפשריות ומהי הדרך הנבחרת.
להלן קריטריונים לדוגמא לבחינת חלופות:
קריטריונים כמותיים:
• עלויות תפעול
• עלויות השקעה בציוד
• עלויות תשתית
• עלויות הדרכה ויישום
קריטריונים איכותיים:
• שביעות רצון לקוחות
• תדמית הארגון
• חינוך והסתגלות
• נוחות שימוש
• מוטיבציה של העובדים
 
גיבוש מסמך הייזום:
לאחר שהבנו מהי החלופה הנבחרת נגבש לה מסמך ייזום מסודר המכיל את מירב המרכיבים שניתחנו והתחשבנו בהם בגיבוש היוזמה.
גיבוש מסמך ייזום מסודר כאמור משפר את סיכויי העמידה שלנו במיזם ובשינוי המיוחל לארגון שאותו אנחנו מנהלים.
מסמך הייזום יכלול:
רשימת הדרישות שיספקו את הצרכים ,הרצונות והציפיות של הלקוח, נותן החסות (היזם) ובעלי ענין אחרים ונוספים.
המסמך יכלול בנוסף:
1. כותרת למסמך
2. תיאור הצורך
3. מטרות ויעדי הפרויקט
4. ניתוח בעלי העניין
5. אפיון פונקציונאלי של תוצרים ותוצאות צפויות
6. לוח זמנים תמציתי ואבני דרך
7. מנהל הפרויקט שמונה ורמת סמכויותיו
8. אילוצים ארגוניים , סביבתיים וחיצוניים.
9. גורמי סיכון
10. ניתוח חלופות והצגת החלופה המועדפת
11. ענין עסקי המצדיק את הפרויקט לרבות תשואה על ההשקעה
12. תמצית התקציב
מעקב אחר סעיפי מסמך הייזום מארגן כל יוזמה באופן כזה שתבטיח ברמה גבוהה את הצלחתו.
אני מאחל לכל ארגון שיוביל שינוי בעקבות כל צורך נדרש יבצע אותו כאשר הבין את ההשלכות ולקח אותן מראש.
חריגות מתקציב, חריגות מהזמן, אי יישום כלל הפתרון הנדרש בשינוי, קבלת התנגדות מבעל עניין או מגורם חיצוני שהיה ידוע לנו מראש אינן כורח המציאות. תהליך נכון ייקח בחשבון את רוב הבעיות ויביא אותנו ליישום המשימה הנדרשת.
 
 כותב המאמר מר דני חייט, מרכז קורס ניהול פרוייקטים בלשכת המסחר ת"א והמרכז, בעל תואר שני בניהול, מנהל פרויקטים בפועל בתחומי בינוי, לוגיסטיקה, ייצור, הטמעת תכנה בחברות. משמש כמרצה בכיר במשטרת ישראל בקורסי פיקוד ומטה, חברת חשמל, משרדי ממשלה שונים וחברות רבות במגזר הפרטי.