קניינות, רכש ואספקה
קורסים ברכש ולוגיסטיקהימי עיון וסדנאות ברכש ולוגיסטיקהאירועים ברכש ולוגיסטיקהלמה ללמוד אצלנו קניינות, רכש ואספקה?מרצי המכללה בתחום הרכש והלוגיסטיקהבוגרינו ממליצים על קורסי רכש ולוגיסטיקהתמונות מימי עיון וקורסים בתחום סרטונים על קורסי רכש ולוגיסטיקהמאמרים בנושא רכש ולוגיסטיקהספרות ברכש ולוגיסטיקהמשרות ברכש ולוגיסטיקהפורום רכש וניהול שרשרת אספקהחשיבות הפיקוח והבקרה על עבודת הארגון למול המטרות והיעדים / לבנת קיזנר
אחד התפקידים המרכזיים של ניהול הוא לפקח על ביצוע העבודה בארגון בהתאם לתוכניות העסקיות . צוות ההנהלה של הארגון חייב להיות מסוגל להעריך את הביצועים הכוללים של הארגון, המחלקות, האנשים והספקים. יצירת מדדים משמעותיים, איסוף נתונים והפצת הממצאים, הם תפקידי המפתח בניהול. הדבר עלול להיות מורכב, מכיוון שאין קבוצה או אוסף אחד של מדדים המתאימים לכל ארגון ולכן אחריותו של הדרג הניהולי לייצר מדדים , שיסייעו לו לעמוד ביעדים העסקיים של הארגון.
תהליכי מדידת הביצועים נועדו לאפשר הגדרה ברורה של המטרות ומיקוד של כל המאמצים והמשאבים סביב היעדים העסקיים המרכזיים. תהליכים אלו מאפשרים מדידה ברורה של התוצאות לעומת הציפיות וכן סקירה תכופה להבטחה כי התנהגות הרצויה נאכפת, כך שניתן לנקוט בפעולות מתאימות כדי לפתור סטיות / אי התאמות לפי צורך.
תהליכי מדידת הביצועים נועדו לאפשר הגדרה ברורה של המטרות ומיקוד של כל המאמצים והמשאבים סביב היעדים העסקיים המרכזיים. תהליכים אלו מאפשרים מדידה ברורה של התוצאות לעומת הציפיות וכן סקירה תכופה להבטחה כי התנהגות הרצויה נאכפת, כך שניתן לנקוט בפעולות מתאימות כדי לפתור סטיות / אי התאמות לפי צורך.
להלן כמה טיפים איך מודדים ומבקרים נכון את ביצועי הארגון :
א) מה למדוד? – חשוב מאוד להחליט מה מודדים . ה "מה?" נקבע ע"י היעדים העסקיים הכוללים של הארגון. הגורם שנמדד צריך לחזק את הפעילויות ותהליכים , על מנת להשיג את היעדים הללו.
ניתן לסווג את המדידות להרבה תת קטגוריות של מדדי ביצועים: פיננסי, תפעולי, טכנולוגיית מידע, איסוף מידע, פיקוח עסקי, תקשורת וכו'.
ב) איך מייצרים מדדים ?- כלי מדידה חייבים להתחיל בראייה האסטרטגית ופעילות הארגון, כמו גם הגדרות המשימה. באופן זה, כנקודת ההתחלה, ניתן יהיה ליצור נקודת סיום ברורה ותמציתית עבור ממדים אלו.
היעדים חייבים להיות מיושרים עם החזון והמטרות של הארגון. לא כל המטרות יקבלו את אותן סדרי העדיפויות, ולכן חשוב להמשיך קודם כל עם אלה בעלי ההשפעה הגדולה ביותר על פעילות הארגון. סדרי עדיפויות אלה יש לייצר בכל הארגון כדי להבטיח שהיעדים וסדרי העדיפויות שהוקצו אכן תקפים.
מדדים ומטרות אישיות חייבים לזרום כלפי מטה. הדרג הבכיר בארגון חייב להחיל סדרה של מדדים אשר יזרמו מטה, בזרימה רציונאלית, דרך הארגון כולו.
ג) איך מעריכים את התוצאות? - יש לחלק את היעדים לקבוצות שניתן לכמת ולמדוד לדוגמא: חיסכון בעלויות ושיפור המוצר . דרך אחת לביצוע ההליך היא כימות המצב הקיים, ולאחר מכן השוואה של המצב בנקודה כלשהי בעתיד אל מול נתונים היסטוריים או אמות מידה חיצוניות מתאימות.
ד) KPI – Key performance indicators הם מדדים חשובים ביותר הקשורים לביצועים של עסק או תהליך, אשר בד"כ מחושבים ונסקרים באופן סדיר. מדדים אלו מהווים מדדי כימות מוסכמים מראש, המשקפים את גורמי ההצלחה הקריטיים של הארגון. הם משתנים בהתאם לארגון. גישה אחת תהיה, לבחון ולסקור את המדדים העיקריים של המחלקות ולאחר מכן ליצור מדדי ביצוע מרכזיים שימדדו את התוצאות אשר נותנות מענה למטרות.
ה) מערכות לניהול ביצועים - ישנן גישות רבות לניהול ביצועים. המפתח הוא, שההליך יסתיים באחריות העובד לכל רוחב הארגון. ניתן להשיג מטרה זו, ע"י פיתוח יעדים ומטרות בדרג העליון של הארגון ולאחר מכן לשתף אותם כלפי מטה וכך להבטיח כי כל עובד ועובד לוקח בעלות על מדדים אלה. ניתן להשיג זאת ע"י הכללת מדדים אלו בקריטריונים של הביצועים האישיים של כל עובד ועובד.
אחד המדדים הוא, מערכת לניהול ערכי הרווח (EVMS). מדד זה הינו מערכת ניהול ותת מערכת מקושרת ליישום המוטמעת על מנת ליצור מערכת יחסים בין היבטי העלות, לוחות הזמנים והיבטים טכניים של פרויקט, מדידת התקדמות, צבירה של עלויות בפועל, ניתוח חריגות מתוכניות, השלמת תחזית של אירועים ושילוב של שינויים בזמן המתאים.
מדד נוסף הוא מיפוי זרימת הערך, שהיא טכניקת ייצור רזה שבה טרנספורמציה של החומרים אותר כבר מתחילתו ועד סופו, על מנת לקבוע האם קיים בזבוז בתהליך. בזבוז מסוג זה יכול להתבטא בצורה של שלב ללא ערך מוסף או נקודה של "זמן המתנה", כאשר חומר כלשהו מאוחסן בזמן שהוא ממתין לשינוי שיוסיף ערך. ניתן ליישם מושג זה גם לשירותים.
מערכת לניהול כרטיסי ניקוד (Scorecards) למודעות הדרג הניהולי, הינה דרך אחת של ניטור ביצועים. ניתן להשיג זאת, ע"י ביצוע הערכה חודשית / רבעונית של המדדים המרכזיים בארגון ולאחר מכן לבחון אותם על סמך התוצאות. לדוגמא, להגדיר קנה מידה עבור כל מדד. כאשר המדד במצב טוב, הוא זוכה לזיווג של אור ירוק ואין צורך נוסף בביקורת. במידה ובמצבו טוב יחסית, הוא יסווג באור צהוב וסביר להניח שתיערך ביקורת ע"י מנהל ביניים. במידה והוא במצב רע, הוא יסווג באור אדום. במקרה זה הוא ייבדק ע"י מנהל בכיר ותידרש תכנית פעולה מתקנת.
ו) תהליך פעולה מתקנת – יישום של פעולה מתקנת מתבצע כאשר יש להביא תהליך שסטה מהמקור, חזרה אל מסלולו המתוכנן. כאשר ביצועים נכשלים, יש להגדיר תוכנית פעולה לתיקון המצב. ניתן ליישם פעולה מתקנת בכל רמות הארגון. בהתאם למידת כשל הביצועים, תיקבע הרמה הניהולית בארגון אשר תהיה מעורבת בתהליך.
תהליך קביעת הפעולה המתקנת דורש זיהוי של הפעולות שניתן לנקוט, על מנת למנוע ו/או לצמצם את הישנותה. פעולות אלו מכונים לעיתים גם "אמצעי נגד". מקובל לחשוב שההתייעלות תושג ע"י טיפול בשורש הבעיה.
יש לבחון את תוכניות הפעולות המתקנות בתוך הארגון וכן מול הספקים. כאשר יש צורך בתיקון ע"י הספק, יש ליישם תהליך פורמאלי עם הספק, זאת על מנת לעמוד ברמת המינימום של הציפיות מהביצועים. תוכניות אלה יכללו לוח זמנים לעמידה ביעדים והעונשים שיחולו באם לא יעמדו בהם.
לסיכום , הגדרת המטרות והיעדים של כל ארגון בעלת חשיבות עליונה , אבל בכדי שהם יתממשו על הצד הטוב ביותר יש לבצע בקרה שוטפת . לא ניתן לנהל ארגון באופן יעיל – ללא מדדים . ארגון לא יוכל לשרוד ולהצליח – ללא בקרה שוטפת בכל רגע נתון .
**המכללה העסקית הינה כיום הנציגות היחידה המכשירה במסגרת קורס ניהול רכש והספקה בכיר למעבר בחינות ההסמכה הבינלאומיות CPSM ( Certified Professional in Supply Management) של המכון לניהול ההספקה Institute for Supply Management ) ISM ) אשר פרוס במעל 80 מדינות בעולם. כיום , המכללה העסקית של לשכת מסחר ת"א והמרכז, עם מעל 40 שנות ניסיון, מציעה 3 קורסים בתחום : קורס ניהול רכש , קניינות ולוגיסטיקה , קורס לוגיסטיקה ומחסן ממוחשב וקורס ניהול רכש והספקה בכיר אשר עומדים בסטנדרטים גבוהים מאוד ומושתתים על חומרי הלימוד של ה-ISM.
א) מה למדוד? – חשוב מאוד להחליט מה מודדים . ה "מה?" נקבע ע"י היעדים העסקיים הכוללים של הארגון. הגורם שנמדד צריך לחזק את הפעילויות ותהליכים , על מנת להשיג את היעדים הללו.
ניתן לסווג את המדידות להרבה תת קטגוריות של מדדי ביצועים: פיננסי, תפעולי, טכנולוגיית מידע, איסוף מידע, פיקוח עסקי, תקשורת וכו'.
ב) איך מייצרים מדדים ?- כלי מדידה חייבים להתחיל בראייה האסטרטגית ופעילות הארגון, כמו גם הגדרות המשימה. באופן זה, כנקודת ההתחלה, ניתן יהיה ליצור נקודת סיום ברורה ותמציתית עבור ממדים אלו.
היעדים חייבים להיות מיושרים עם החזון והמטרות של הארגון. לא כל המטרות יקבלו את אותן סדרי העדיפויות, ולכן חשוב להמשיך קודם כל עם אלה בעלי ההשפעה הגדולה ביותר על פעילות הארגון. סדרי עדיפויות אלה יש לייצר בכל הארגון כדי להבטיח שהיעדים וסדרי העדיפויות שהוקצו אכן תקפים.
מדדים ומטרות אישיות חייבים לזרום כלפי מטה. הדרג הבכיר בארגון חייב להחיל סדרה של מדדים אשר יזרמו מטה, בזרימה רציונאלית, דרך הארגון כולו.
ג) איך מעריכים את התוצאות? - יש לחלק את היעדים לקבוצות שניתן לכמת ולמדוד לדוגמא: חיסכון בעלויות ושיפור המוצר . דרך אחת לביצוע ההליך היא כימות המצב הקיים, ולאחר מכן השוואה של המצב בנקודה כלשהי בעתיד אל מול נתונים היסטוריים או אמות מידה חיצוניות מתאימות.
ד) KPI – Key performance indicators הם מדדים חשובים ביותר הקשורים לביצועים של עסק או תהליך, אשר בד"כ מחושבים ונסקרים באופן סדיר. מדדים אלו מהווים מדדי כימות מוסכמים מראש, המשקפים את גורמי ההצלחה הקריטיים של הארגון. הם משתנים בהתאם לארגון. גישה אחת תהיה, לבחון ולסקור את המדדים העיקריים של המחלקות ולאחר מכן ליצור מדדי ביצוע מרכזיים שימדדו את התוצאות אשר נותנות מענה למטרות.
ה) מערכות לניהול ביצועים - ישנן גישות רבות לניהול ביצועים. המפתח הוא, שההליך יסתיים באחריות העובד לכל רוחב הארגון. ניתן להשיג מטרה זו, ע"י פיתוח יעדים ומטרות בדרג העליון של הארגון ולאחר מכן לשתף אותם כלפי מטה וכך להבטיח כי כל עובד ועובד לוקח בעלות על מדדים אלה. ניתן להשיג זאת ע"י הכללת מדדים אלו בקריטריונים של הביצועים האישיים של כל עובד ועובד.
אחד המדדים הוא, מערכת לניהול ערכי הרווח (EVMS). מדד זה הינו מערכת ניהול ותת מערכת מקושרת ליישום המוטמעת על מנת ליצור מערכת יחסים בין היבטי העלות, לוחות הזמנים והיבטים טכניים של פרויקט, מדידת התקדמות, צבירה של עלויות בפועל, ניתוח חריגות מתוכניות, השלמת תחזית של אירועים ושילוב של שינויים בזמן המתאים.
מדד נוסף הוא מיפוי זרימת הערך, שהיא טכניקת ייצור רזה שבה טרנספורמציה של החומרים אותר כבר מתחילתו ועד סופו, על מנת לקבוע האם קיים בזבוז בתהליך. בזבוז מסוג זה יכול להתבטא בצורה של שלב ללא ערך מוסף או נקודה של "זמן המתנה", כאשר חומר כלשהו מאוחסן בזמן שהוא ממתין לשינוי שיוסיף ערך. ניתן ליישם מושג זה גם לשירותים.
מערכת לניהול כרטיסי ניקוד (Scorecards) למודעות הדרג הניהולי, הינה דרך אחת של ניטור ביצועים. ניתן להשיג זאת, ע"י ביצוע הערכה חודשית / רבעונית של המדדים המרכזיים בארגון ולאחר מכן לבחון אותם על סמך התוצאות. לדוגמא, להגדיר קנה מידה עבור כל מדד. כאשר המדד במצב טוב, הוא זוכה לזיווג של אור ירוק ואין צורך נוסף בביקורת. במידה ובמצבו טוב יחסית, הוא יסווג באור צהוב וסביר להניח שתיערך ביקורת ע"י מנהל ביניים. במידה והוא במצב רע, הוא יסווג באור אדום. במקרה זה הוא ייבדק ע"י מנהל בכיר ותידרש תכנית פעולה מתקנת.
ו) תהליך פעולה מתקנת – יישום של פעולה מתקנת מתבצע כאשר יש להביא תהליך שסטה מהמקור, חזרה אל מסלולו המתוכנן. כאשר ביצועים נכשלים, יש להגדיר תוכנית פעולה לתיקון המצב. ניתן ליישם פעולה מתקנת בכל רמות הארגון. בהתאם למידת כשל הביצועים, תיקבע הרמה הניהולית בארגון אשר תהיה מעורבת בתהליך.
תהליך קביעת הפעולה המתקנת דורש זיהוי של הפעולות שניתן לנקוט, על מנת למנוע ו/או לצמצם את הישנותה. פעולות אלו מכונים לעיתים גם "אמצעי נגד". מקובל לחשוב שההתייעלות תושג ע"י טיפול בשורש הבעיה.
יש לבחון את תוכניות הפעולות המתקנות בתוך הארגון וכן מול הספקים. כאשר יש צורך בתיקון ע"י הספק, יש ליישם תהליך פורמאלי עם הספק, זאת על מנת לעמוד ברמת המינימום של הציפיות מהביצועים. תוכניות אלה יכללו לוח זמנים לעמידה ביעדים והעונשים שיחולו באם לא יעמדו בהם.
לסיכום , הגדרת המטרות והיעדים של כל ארגון בעלת חשיבות עליונה , אבל בכדי שהם יתממשו על הצד הטוב ביותר יש לבצע בקרה שוטפת . לא ניתן לנהל ארגון באופן יעיל – ללא מדדים . ארגון לא יוכל לשרוד ולהצליח – ללא בקרה שוטפת בכל רגע נתון .
**המכללה העסקית הינה כיום הנציגות היחידה המכשירה במסגרת קורס ניהול רכש והספקה בכיר למעבר בחינות ההסמכה הבינלאומיות CPSM ( Certified Professional in Supply Management) של המכון לניהול ההספקה Institute for Supply Management ) ISM ) אשר פרוס במעל 80 מדינות בעולם. כיום , המכללה העסקית של לשכת מסחר ת"א והמרכז, עם מעל 40 שנות ניסיון, מציעה 3 קורסים בתחום : קורס ניהול רכש , קניינות ולוגיסטיקה , קורס לוגיסטיקה ומחסן ממוחשב וקורס ניהול רכש והספקה בכיר אשר עומדים בסטנדרטים גבוהים מאוד ומושתתים על חומרי הלימוד של ה-ISM.
מאמרים נוספים בתחום:
