החשיבות במעורבותו המוקדמת של הספק בצרכי הארגון / לבנת קיזנר

 ארגון מצליח יתפקד בצורה היעילה ביותר כאשר כל חברי הצוות מכירים את התוכנית הארגונית.
מכאן חשוב מאוד שגם הספקים, אשר לוקחים חלק משמעותי בתהליך יהיו מעודכנים עד כמה שאפשר באשר לצרכים העתידיים של הארגון. בדרך זו, הספקים יוכלו לספק את המומחיות הטכנולוגית המקסימלית ולתמוך במטרות הארגון.
מעורבות מוקדמת של הספק היא למעשה מהלך אשר מפגיש את הספק עם הצוות המתכנן של המוצר או השירות בארגון בשלב מוקדם של תהליך פיתוח המוצר. המטרה היא להיעזר במומחיות והניסיון של הספק בפיתוח מפרט מוצר או שירות, שיאפשר ייצור, הרכבה ואספקה אפקטיביים ויעילים.

קיבצתי עבורכם את התחומים בהם מעורבות מוקדמת של הספק יכולה להיות בעלת השפעה מועילה על תהליך ניהול שרשרת ההספקה:
א) תהליך הייצור: הידע באשר להליכי הייצור, הן של הספק והן של הלקוח, חשוב לפיתוח תהליך ייצור מוצר יעיל. מנהלי הרכש וההספקה והספקים העובדים יחד יכולים למנוע כפילויות רבות בעלויות.
לדוגמה, הארגון יכול לרכוש את המוצר מוכן באופן חלקי ולהכניס אותו לתהליך בשלב מוקדם יחסית.
דוגמה נוספת היא כאשר הספק לוקח על עצמו חלק מן הפעילות של הלקוח במידה והדבר מוביל להפחתת עלויות וגידול באיכות.

במקרה כזה, ובמידה והוא מבין את התהליכים של הספק, יש לארגון הזדמנות גדולה יותר להתייעל בעלויות. ניתן לחסוך זמן וכסף באופן משמעותי כאשר הספק נמצא בצוות העבודה כבר משלב מוקדם של הפיתוח ותהליך הייצור. הספקים יכולים להמליץ על סוג מסוים של ציוד שעשוי להיות תואם יותר לתהליכים שלהם. הליך זה גם מטפח מערכת יחסים אסטרטגית גבוהה יותר עם הספק.

ב) תקציב לרכישת הון: מנהל הרכש וההספקה, המכיר את הצורך ברכישת הון, יכול להרכיב רשימה של ספקים אשר מסוגלים לספק את הצורך הזה. עדכון הספקים מראש אודות צפי לצורך בציוד או במתקנים יאפשר לספקים פוטנציאליים להקצות את הייצור ו/או כוח אדם עוד לפני שעולה הצורך. הדבר יסייע גם ברכישה של מוצרים בעלי טווח הספקה ארוך. זמינות ההון יכול לספק יתרון תחרותי במקרה של הצגת מוצר או שירות חדש.

ג) פיתוח / הטמעה של מוצר או שירות: ספקים יכולים להיות לעזר בשלבים המוקדמים של פיתוח מוצר, באמצעות אספקת אב טיפוס, מודלים או דוגמאות קדם-ייצור עבור בדיקות ו/או לשימוש במחזור הפיתוח של המוצר. הספקים יכולים להיות מועילים באותה מידה, גם ביישום של שירות חדש או משתנה.
תקשורת טובה ומשוב בין הלקוח לבין הספק חשובים במיוחד כאשר מעוניינים בהפקת ערכים מקסימליים מהמאמצים המוקדמים של פיתוח השירות ו/או המוצר.

ד) עלות: ספקים יכולים לספק תובנה שימושית לגבי העלויות של ייצור מוצר או מתן שירות, וכן הערכות מציאותיות בנוגע למה שיהיה כרוך בפיתוח המוצר או השירות, עוד לפני שהמוצר או השירות יוחדרו לשוק או יירכשו על ידי הארגון.
קבלת תחזיות עלות לגבי מוצר או שירות חדש מהספק עשוית להגן על הארגון מפני טעויות יקרות בשיקול הדעת ולשפר את יכולת קבלת ההחלטות של הארגון הרוכש.

ה) איכות: מעורבות מוקדמת של ספקים בפיתוח של מפרטי מוצרים ותהליכים תועיל בהפחתת עלויות האיכות של המוצר או השירות. הספקים יכולים לעזור בפיתוח דרישות איכות אשר ישרתו את הלקוח באופן היעיל ביותר. כאשר הספקים מודעים לצרכים של הלקוח, הם יכולים להכין את הארגונים שלהם באופן שיספק את הצרכים הללו באמצעות פיתוח המשאב האנושי והכשרתו, פיתוח תהליכים, רכישת ציוד וכו'. 
איכות היא תוצאה של תכנון מוקדם והכנה מראש. ספקים בעלי ידע לגבי דרישות האיכות יכולים למנוע בעיות שיובילו לדחיות או החזרות בשלבים מאוחרים יותר.

ו) זמינות: ספקים צריכים להיות בעלי יכולת לשרת את הצרכים של הלקוח. כאשר ספק מודע לצרכים הצפויים, הוא יכול ליידע את הלקוח הפוטנציאלי לגבי התמיכה אותה הוא יכול לספק.

ז) טכנולוגיה: מיומנויותיו של הספק בתחום הטכנולוגי יכולות לעזור למעצב וכן להגדיל את הסיכויים לייצור מוצר איכותי וחסכוני בשלב המוקדם של מחזור התכנון. ההבנה הטכנולוגית של הספק עשויה להשפיע על בחירת חומרים סופיים וכן בתחומים רבים אחרים, במיוחד כאשר למעצב אין ידע רחב במיוחד לגבי חידושים טכנולוגיים המתרחשים בשוק. מנהל הרכש וההספקה של הארגון יכול לסייע בהעברת מידע באמצעות צירוף של הצוות הטכני של הארגון עם איש מקצוע מוסמך מבחינה טכנולוגית מטעם הספק. יחד עם זאת, שיתופי פעולה כאלה יכולים להתרחש רק במידה והספק מאמין כי קיים סיכוי סביר לפיתוח עסקים עתידיים נוספים.
בשלב מוקדם של תהליך, מנהל הרכש וההספקה יחד עם קבוצת בעלי העניין מתחום התכנון בארגון צריכים לבחור קבוצה של ספקים איתם הם רוצים לעבוד. מנהלי הרכש וההספקה חייבים להבין כי הספקים מספקים מידע לגבי פיתוחים טכנולוגיים ומודיעין רלוונטי, אך בצורה סלקטיבית.

ח) עיצוב / תכנון: ספקים יכולים לספק מרכיבים מרכזיים הקשורים לתכנון המוצר, בהתבסס על הניסיון שלהם בשירות לשוק מסוים. לעיתים קרובות מנהלי הרכש וההספקה, המנהלים יחסי עבודה ארוכי טווח עם הספקים שלהם, יכולים להפנות את אנשי התכנון שלהם לייעוץ עם ספקים, מתוך הבנה כי הטכנולוגיות והעיצובים של הספק מוגנים. בדרך כלל, נחתם הסכם לשמירת סודיות (NDA) על ידי שני הצדדים כדי להבטיח סודיות. כמו כן, חשוב כי תיתנן לספק הזדמנות סבירה להרוויח מעסקה זו.

ט) שיתוף פעולה בפיתוח מוצר: שילובם של ספקים כשותפים בפיתוח של מוצר או שירות מספק שיתוף של עלויות הפיתוח. שיתוף זה בדרך כלל מרמז על קיום הסכמה פורמלית לגבי עסקים עתידיים העשויים לנבוע מהפיתוח המדובר. ישנם כמה אופנים להסכם מסוג זה, לדוגמה, הארגון יכול לשלם לספק עבור עלויות הפיתוח, לשלם תמלוגים על כל פריט שיימכר או להבטיח המשך שיתוף פעולה עסקית בעתיד.
שיתוף פעולה בפיתוח מרחיב את הסיכון ליותר מארגון אחד. הוא מרמז על כך כי הרווחים יחולקו בהתאם. לעיתים קרובות זו הדרך היחידה שבה הספק ישתף בטכנולוגיה הקניינית שלו.

י) זמן מחזור: ניתן להפחית את זמן המחזור הכולל של ייצור המוצר עד להגעה ללקוח באמצעות פיתוח מערכת יחסים מקדימה עם ספקים. יחסים אלה יכולים לסייע במניעת כפילויות בתהליכי הפיתוח, הייצור וההפצה של מוצרים. יחסים אלה יכולים גם לסייע בהכנסתם של שירותים חדשים או משתנים.
ברגע שהמוצר, התהליך או השירות נמצאים במקומם, המחזור שנדרש על מנת לספק ללקוח הסופי את המוצר הרצוי, ניתן לשיפור באופן שותף.



*המכללה העסקית הינה כיום הנציגות היחידה המכשירה במסגרת קורס ניהול רכש והספקה בכיר למעבר בחינות ההסמכה הבינלאומיות CPSM (Certified Professional in Supply Management) של המכון לניהול ההספקה Institute for Supply Management) ISM ) אשר פרוס במעל 80 מדינות בעולם. כיום, המכללה העסקית של לשכת מסחר ת"א והמרכז, עם מעל 40 שנות ניסיון, מציעה 3 קורסים בתחום: קורס ניהול רכש, קניינות ולוגיסטיקה, קורס לוגיסטיקה ומחסן ממוחשב וקורס ניהול רכש והספקה בכיר, אשר עומדים בסטנדרטים גבוהים מאוד ומושתתים על חומרי הלימוד של ה-ISM.


 

מאמרים נוספים בתחום:

קורס ניהול תפעול בכיר - AOM

עולם התפעול מקבל משמעות מרכזית בהצלחת ארגונים עסקיים ושירותיים. מרכזיותו וחשיבותו של התפעול בתוך הארגון מחייבת את כל העוסקים בתחום לעשות שימוש בכלים מתקדמים ודורשת תהליך הכשרה יסודי ומקיף.

קרא עוד
קורס ניהול רכש והספקה בכיר - CPSM

ISM ( Institute for Supply Management )  שהינו מכון אמריקאי לניהול ההספקה,  פועל במעל 80 מדינות ברחבי העולם.

הארגון נוסד ב-1915 ומטרתו מאז שנוסד ועד היום הינה להוביל, לקדם ולשרת את מקצוע ניהול הרכש וההספקה  והוא חבר וותיק מאוד בפדרציה הבינלאומית לניהול רכש והספקה
קרא עוד
קורס ניהול לוגיסטיקה ומחסן ממוחשב בכיר

בשנים האחרונות אנו עדים יותר ויותר על ההתפתחויות מרחיקות לכת בעולם ניהול הלוגיסטיקה והמחסן הממוחשב וזאת לאור הגלובליזציה והפיתוחים הטכנולוגיים שמשפיעים ומייעלים את ניהול שרשרת האספקה בארגון.

קרא עוד
קורס ניהול רכש, קניינות ולוגיסטיקה - PLM
עולם הרכש עובר מהפכה שקטה הכוללת שינויים בראיית מעמדו של הרכש בתוך הארגון ושילובו בשרשרת ההספקה הארגונית.
קרא עוד