10 מיומנויות חשובות, שיהפכו אתכם למנהלי תפעול אפקטיביים מאת: לבנת קיזנר – מנכ"ל המכללה העסקית
ניהול התפעול הוא תחום שלרוב בוחנים אותו בצורה לא נכונה, בשל אופיו
הרב תחומי. עם זאת, הפונקציה הזו מאוד חשובה להצלחת הארגון ורווחיותו
לעיתים קרובות נחה על כתפיה.
אז מה זה ניהול התפעול ואלו מיומנויות יהפכו את מנהל התפעול לאפקטיבי ויעיל? ניהול התפעול עוסק בעיקר בתכנון, ארגון ופיקוח בהקשרים של ייצור או מתן שירותים. ככזה, הוא ממוקד אספקה וזאת בכדי להבטיח כי הארגון ממיר תשומות לתפוקות בצורה יעילה ואפקטיבית . התשומות עצמן יכולות להיות כל דבר החל מחומרי גלם , ציוד וטכנולוגיה וכלה במשאב האנושי.
להלן 10 תכונות שמנהל תפעול מוצלח נדרש להחזיק:
1. הבנת צרכי הלקוח
מנהל תפעול מוצלח צריך להבין בצורה מעמיקה את צרכי הלקוח. זה יכול
להיות בטיב המוצר, שרות לקוחות, מחיר הוגן או כל דבר אחר שיביא לשביעות
רצון גבוהה מצד הלקוח. ברגע שמנהל התפעול יודע מה הופך את הלקוחות שלו
למאושרים, הוא יוכל להתחבר אליהם ולספק את צרכיהם.
2. תקשורת יעילה
מנהל תפעול יעיל יודע כיצד לתקשר במישורים שונים עם כל סוגי האנשים. היכולת להעביר את המסר אל הצוות שלו, הממונים עליו, והכי חשוב הלקוחות שלו היא מיומנות חיונית והיא עומדת למבחן בכל יום. באמצעות מגוון רחב של כלי תקשורת, כולל טכניקות מילוליות, בכתב ובאמצעות שפת גוף, יוכל מנהל התפעול ליצור קרבה חמה עם כל בן אדם באשר הוא.
3. הבנת הביצועים הפיננסיים של הארגון
מנהלי התפעול אחראים ותורמים ישירות לביצועים הפיננסיים של הארגונים בהם הם עובדים. מנהל תפעול מצליח יודע כיצד להכין תחזיות מכירה ותקציבי הוצאות, ולנתח דוחות רווח והפסד ומאזנים. מנהל תפעול יעיל יהיה כזה שיפשט את תהליך יצירת התחזיות הפיננסיות באמצעות שימוש בתוכנות מחשב לתכנון עסקי, המאפשרת לו לבנות בלחיצת כפתור תחזיות, דוחות ותרשימים פיננסיים.
4. בעל כושר הנעה ומוטיבציוני
מנהל תפעול מצליח מכיר את החשיבות של בניית צוות חזק ופיתוח קשרים חיוביים
בקרב חברי הצוות שיעלו את המוטיבציה והפריון. ניתן להשיג זאת על ידי
הבנה ופנייה לצרכים האישיים של חברי הצוות ונטרול חששותיהם.
מנהל התפעול חייב להיות מסוגל להגדיר את מטרות העבודה של כל אחד ואחד
מחברי הצוות שלו ולהיות מסוגל למדוד את התקדמותם. חשוב מאוד להקים מדדים
ספציפיים שישקפו לצוות את התקדמותו לכיוון ביצוע המטרה. בדרך הזו, מנהל
התפעול מקבל בסיס נתונים ברור לתפוקת העובד בפרט ולהתפתחות הצוות בכלל.
בנוסף, מדידה ומעקב אחר ביצועי המשאב האנושי תספק משוב המסייע להתמקד
בסוגיות ובגורמי הצלחה שישפרו את הביצועים הכוללים של הארגון. מנהל תפעול
יעיל צריך לנצל את המשאב האנושי בצורה הכי אפקטיבית לצורך ייעול תהליך
קביעת המטרות והביצועים בשטח.
מנהלי תפעול חייבים להבין את הצורך והחשיבות בעידוד עובדים למקצועיות
ומצוינות. ניתן להשיג זאת באמצעות הדרכות, מתן אימון ויכולת ביטוי אישית,
הענקת משובים על תפוקתם וכו' . בדרך זו העובד ירגיש מוערך ובכך מנהלו
יבטיח מצוינות תפעולית ושיפור ביצועיו האישיים. כמודל לחיקוי של הצוות,
חשוב שגם מנהל התפעול ישקיע בלמידה והפיתוח העצמי.
מנהל תפעול אחראי על ניהול נכון של הנכס הקריטי ביותר בארגון - אנשיו.
כמנהל תפעול, חשוב להבטיח את האיוש המתאים בכל זמן נתון. ניתן לעשות זאת
באמצעות הפניית הצוות למשימות אחרות כדי להפחית צווארי בקבוק או למצוא
תחליפים במקרה ולא ניתן. גם פה ניתן לשלב מערכת מחשוב, שבעזרתה מנהלי
התפעול יכולים לנהל ולתזמן את כוח האדם על בסיס כישורים, וותק או עומס
עבודה רצוי, כמו גם לעקוב אחר זמינות הצוות. בדרך הזו ניתן להבטיח כיסוי
מקסמיאלי של כוח אדם וצמצום שעות נוספות.
8. האצלת סמכויות
כמנהל תפעול חשוב לדעת להאציל סמכויות ולהעביר משימות ספציפיות לחברי
הצוות. טעות היא לחשוב שאם מעבירים משימות ניהוליות לעובדים זה ייתפס על
ידם כנטל וניצול. ההפך הוא הנכון, בדרך הזו ניתן לפתח אצל עובדים אלו
חשיבה של ראש גדול ולהפנות זמן להתרכז בפרויקטים אסטרטגיים שיועילו בסופו
של דבר לכל הצוות.
מנהל התפעול חייב
לוודא שהצוות שלו עומד בכל המדיניות והנהלים שנקבעו על-ידי הארגון, לרבות
התקנות וחוקי המדינה. אם החברה אינה מספקת מדיניות ברורה בכתב לעובדים,
מנהל התפעול חושף את עצמו ואת הצוות שלו להשלכות משפטיות. מומלץ על מנהל
התפעול להכין ספר נהלים ותקנות מסודר ונגיש הכולל את כל המידע הנדרש עבור
העובדים בכדי לצמצם חשיפה . בנוסף, הוא חייב להיות בקיא בכל הנהלים
והתקנות ולאכוף אותם בשוטף מול העובדים.
10. הבנת ערכי החברה
מנהלי תפעול אפקטיביים חייבים להבין לעומק את ערכי החברה ולפעול ביושר
והגינות לקדמם. אין לצפות מצוות העובדים לדבוק בערכי החברה אם המנהל עצמו
לא מפגין הבנה מלאה של אסטרטגיית החברה ופועל ככל שניתן לקדמה.
לסיכום, ככל שמנתחים יותר את השאלה של מי הוא מנהל התפעול אפקטיבי ואיזה מיומנויות הוא נדרש להחזיק מבינים, שכישוריו ויעילותו קשורים מאוד להצלחה המתמשכת של הארגון בו הוא עובד. ובעוד שכל הכישורים המפורטים לעיל חשובים בכדי שמנהל תפעול יהיה יעיל, מעל הכול חשובה ההכרה וההבנה שיש תמיד מקום לשיפור !
בהצלחה !
