ניהול הזמן! המשאב החשוב ביותר בארגון ובחיים בכלל! / דני חייט

ההתמודדות המתמדת שלנו עם ניהול הזמן שלנו הינה נושא חובק עולם ומכתיב את סדר העדיפות שלנו בחיים ועד לסדר היום הנוכחי שלכם.
ניהול הזמן הטריד את כולם כבר במאה הקודמת ופיתוח מודלים משרתים אותנו עד היום.
Henry L. Gantt - פיתח את לוחות תכנון הזמן הנקראים על שמו ועסק בפיתוח שיטות שכר עידוד.
 
 
 
1861-1919

יותר ממאה תכנות לניהול פרויקטים קיימות בעולם בתפוצה שונה. המפורסמת שבהן היא ms project של חברת מיקרוסופט. חברות וארגונים שמהלך עבודתם הינו פרויקטים שוטפים במקביל למתן השירות שוטף נדרשים להכנסת מתודות סדורות לניהול זמן ופרויקטים.
 
מהם השלבים בניהול הזמן בדגש על משימות פרויקטים.
1. הגדרת מועד סיום המשימה ותכולתו.
2. קביעת אבני דרך לביצוע המשימה.
3. הגדרת ערסלי זמן למימוש הפרויקט.
4. הגדרת פעילויות.
5. קביעת סדר הפעילויות.
6. אומדן משך הפעילויות והתלות בניהן.
7. הכנת לוח זמנים.
8. קבלת נתיב קריטי לניהול.
9. ניהול כלל המשימות מעקב ובקרה.
 
מועד סיום המשימה ותכולתו:
יש להגדיר את מועד סיום הפרויקט/משימה ובל נשכח להגדיר כיצד הסיום בא לידי ביטוי. נגדיר מהי הפעולה שתסמל אכן את סיום המשימה ומהו המועד הנדרש לסיומה. הגדרת מועד סיום ותכולת הסיום הינה כלי ניהולי ראשון בניהול הזמן. הגדרה זו מייצרת תיאום ציפיות ברור בין מבצע המשימה לבין היוזם, המנהל. גם על מבצע המשימה וגם המנהל/היזם נדרש להתעקש על הקביעה כך שנדע שאכן המשימה/פרויקט הסתיימה בהתאם לציפיות.
לדוגמא:
המסיבה תסתיים באותו יום ב 12:00 בלילה וזאת לאחר ניקיון האולם והרמת הכיסאות.
המחסן יפונה ב 14/04 וזאת כאשר המחסן נקי מכל חפץ ומטואטא.
המשלוח יגיע עד לתאריך 18/03 וזאת כולל בדיקת איכותו והכמות שהתקבלה.
המטען יפורק עד לתאריך 15/08 בשעה 15:00 וזאת כאשר הוא מסודר בשטח מקורה בנגישות לכל פריט בנפרד.
 
אבני דרך למשימה/פרויקט:
אבן דרך חוזית, אבן דרך ארגונית, אבן דרך פרויקטלית. אבני הדרך יציינו עבורנו האם קצב התקדמות הפרויקט אכן כפי שתכננו או לאו.
אבני דרך לדוגמא:
הגעת הציוד ומיקומו בתאריך 13/02.
אישור החוזה לא יאוחר מתאריך 14/05.
בניית המחלקה וגיוס כלל העובדים עד לתאריך 12/09.
 
ערסלי זמן:
יש לקבוע ערסלים למשימות: מהם חלקי הזמן הגדולים הנדרשים. אם קבענו אבני דרך (מועדים) למשימה ספציפיות, בערסלים אנחנו נדרשים לחלק את הזמן הכולל למשימות אב על ציר הזמן. דומה מאוד לחלוקת עבודה WBS אבל כאן נתייחס אך ורק לציר הזמן לדוגמא:
ערסלי בינוי יהיו בד"כ:
1. תכנון
2. רכש
3. ביצוע
4. מסירה
5. אכלוס
ערסלי הטמעת תכנה:
1. אפיון
2. כתיבה/התאמה
3. הדרכה
4. פיילוט
5. הטמעה
 
 
 
 כל ערסל יכלול מספר משימות ע"פ יעודן.
 
הגדרת המשימות:
יש להגדיר את המשימות השונות, בהגדרת משימות יש להקפיד ל"היכנס לרזולוציה" טובה כך שמצד אחד נבין את השפעת המשימות על ציר הזמן ומצד שני יכולת מעקב ובקרה שלנו תשתפר.
משימות המשפיעות על ציר הזמן, בעלי משך משמעותי ובעלי תלות במשימות אחרות יכנסו לניהול הזמן שלנו.
משימות נוספות שנקפיד בניהול הזמן הינם משימות בעלי חשיבות גבוהה גם אם הן קצרות מועד כאשר האחראי לביצוען הינו גורם שונה, כגון:
1. ביקור מהנדס באתר.
2. אישור קונסטרוקציה.
3. אישור מנהל בכיר.
 
סדר המשימות:
סדר המשימות הינו מהתחלה לסיום כאשר בשימוש בתכנת ms project לא נטעה בלוח הזמנים גם אם הסדר לא יהיה מושלם.
ישנה אפשרות לראות פרויקט מסיומו ולסדר את המשימות בהתאם כגון:
1. אירועי השקה.
2. אירוע תרבותי במועד מסוים.
3. הכנות לעונה.
4. אירוע חג.
5. אירוע משפחתי.
6. מועד הפסקת טורבינה ועוד..
פרויקטים המנוהלים מהסיום להתחלה אינם אינטואיטיביים ודורשים תרגול רב וניסיון בנושא.
במידת הצורך יש לקבוע משימות ולבחון בסיום תכנון הזמן האם הוא משיק למועד המבוקש ולהתאים את הנתיב הקריטי.
 
אומדן משך המשימות:
משך המשימה יכול להיות דטרמיניסטי (Deterministic) – מהלך האירועים ידוע ומשך המשימה ידוע ומוגדר מראש או רצף סטוכסטי (stochastic) בעל רצף אירועים משתנה המייצר מרווח מסוים והסתברות שישנו מועד קצר ומועד ארוך יותר לביצוע המשימה.
אני אישית מציע להתחיל עם מועדים דטרמיניסטיים ורק לאחר בחינה ושיקול דעת קובע מרווחים מסוימים בחלק מהמשימות .
משך המשימות יכול להיקבע בשיטות שונות:
• חוות דעת מומחים Expert Judgment – שיטה זו היא המועדפת עלי מתוך הבנה שישנו מומחה תוכן למשימה, לעיתים זה אני ולרוב זה המבצע בעצמו, הוא ורק הוא יעריכו את משך המשימה. אני מזכיר ששיתוף מבצעי המשימה כמומחי תוכן ירתום אותם גם במוטיבציה לסיום בזמן!!
• אמידה על בסיס דמיון Analogous Estimating – פעולה דומה, משימה שמזכירה לנו את המשימה הנוכחית תאפשר קביעה של משך המשימה.
• אמידה פרמטרית Parametric Estimating – מדד ידוע כגון:, מטר חפירה, מטר בניית גדר וכדומה.
• אמידה תלת נקודתית מומחה Three –Point Estimates – 3 מומחים יקבעו את משך המשימה, ונקבע ממוצע של שלושתם או הערכה הכוללת מרווח מסוים בין הזמנים.
• Pert - Program Evaluation and Review Technique
 
 
 
הכנת לוח זמנים:
 
 
 
סוגי קשרים בין פעילויות.
סיום-התחלה -סה: הפעילות מתחילה כשפעילות הקדם שלה מסתיימת.
התחלה-התחלה- הה: הפעילות מתחילה כשפעילות הקדם שלה מתחילה.
סיום-סיום - סס : הפעילות מסתיימת כשפעילות הקדם שלה מסתיימת.
התחלה-סיום - הס: הפעילות מסתיימת כשפעילות הקדם שלה מתחילה.
 
ניהול הנתיב הקריטי:
נתיב קריטי – שרשרת הפעילויות בעלות מרווח כולל שווה אפס. ובשפתינו מכלול המשימות שמתחיל ומסיים את הפרויקט וכל שינוי בזמן באחת מהמשימות משנה את משך הפרויקט כולו.
יש לבחון מהם המשימות על הנתיב הקריטי. כמה מתוכן יש לנו השפעה ויכולת לסיימן בזמן וכמה אנו תלויים בגורמים נוספים. אופן ההתקשרות עם הגורמים הנוספים חייב לכלול הביטי זמן משמעותיים בכדי לוודא שהביצוע יתאם את התכנון. משימות על הנתיב הקריטי יזכו לבקרה שוטפת ותשומת לב בניהול הזמן. ביקור בפרויקט חייב לכלול את השאלה המרכזית: מהי המשימה בנתיב הקריטי היום ומהיו קצב ההתקדמות באותה משימה.
לסיכום קוראים נכבדים, הזמן הוא המשאב המרכזי שעומד לרשותינו להשגת היעדים שלנו בפרויקט, בארגון ובחיים בכלל.
בהצלחה בניהול הזמן
 

 כותב המאמר מר דני חייט, מרכז קורס ניהול פרוייקטים בלשכת המסחר ת"א והמרכז, בעל תואר שני בניהול, מנהל פרויקטים בפועל בתחומי בינוי, לוגיסטיקה, ייצור, הטמעת תכנה בחברות. משמש כמרצה בכיר במשטרת ישראל בקורסי פיקוד ומטה, חברת חשמל, משרדי ממשלה שונים וחברות רבות במגזר הפרטי.