היתרונות והחסרונות של בניית מדיניות בניהול הרכש וההספקה של הארגון / לבנת קיזנר

מדיניות הינה קווים מנחים כלליים לקבלת החלטות בארגון. בסיס המדיניות הינו רוטינות ודפוסים, כאשר המדיניות הארגונית נמצאת בראש, תחתיה המדיניות התפעולית ואחריה נהלים וכללים.
בדרך כלל המדיניות הארגונית, הנוגעת לכלל עובדי הארגון, נבנית על ידי ההנהלה הבכירה. המדיניות משקפת במידה מסוימת את האמונות והפילוסופיות של ההנהלה הבכירה . המדיניות ברמת הארגון מועברת לאחר מכן מטה אל ארגון ניהול הרכש וההספקה שם היא מורחבת. מדיניות ניהול הרכש וההספקה נופלת תחת הקטגוריה של מדיניות תפעולית. לדוגמה, לארגון יכולות להיות אתיקה או מדיניות כללית, שניהול הרכש והספקה מרחיב כדי לכסות על תחומי ניגוד אינטרסים , טיפול בספקים וכו' .

יתרונות בניית מדיניות:
• מספקת לעובדים הבנה של הערכים והפילוסופיות של הארגון.
• מספקת מסגרת עבודה להדרכת התנהגות וקבלת החלטות.
• משפרת בקרה לפני כל מהלך , היוצרת קוד התנהגות ברחבי הארגון.

חסרונות בניית מדיניות:
• הקושי להעביר אותה ברחבי הארגון
• הקושי לאכוף אותה בפועל
• הצורך בהצדקת עלות אכיפת מדיניות מסוימת
• הבעייתיות בבדיקה אם המדיניות מדכאת יוזמה וחדשנות
• הקושי לוודא שהמדיניות הוגנת, עקבית ולא סותרת

פונקציית ניהול הרכש והספקה חייבת להיות רגישה למדיניות חוצת ארגון וכן היא חייבת להיות בעלת הבנה מושלמת של משימת, חזון, אסטרטגיות ומטרות הארגון. ניהול הרכש והספקה אחראי ליישום מדיניות, שלא תמיד נמצאת בהוראות ניהול הרכש והספקה, אלא בהוראות המדיניות של הארגון או במדיניות של תחומים פונקציונליים קשורים כגון: פיננסי, משפטי, בטיחותי, תפעולי, הבטחת איכות, רכש , משאבי אנוש וכו'. 
דוגמאות לכך כוללות החזר הוצאות, מדיניות העסקה, מדיניות משמעת, מדיניות חידוש מלאי , הליכי תשלום חשבונות וכו'.
מדיניות אופיינית לניהול הספקה כוללת:
מדיניות אתית- מדיניות אתית מדגישה נושאים שמנהלי רכש והספקה עלולים לעמוד בפניהם בניהול עסקים עם ספקים. מדיניות אתית מכסה בדרך כלל גם את הנושאים של ניגוד אינטרסים, מתנות, הכרות תודה וארוחות עסקיות.
מדיניות אחריות חברתית- מדיניות אחריות חברתית עוסקת בנושאים הקשורים למגוון בסיסי ההספקה, הרצון להתחשב בחלופות ידידותיות לסביבה בזמן הרכש ואינטרס הארגון בעזרה לקהילה שבה הוא ממוקם.

קשרי ספקים וטיפול במדיניות הספקים- מדיניות הקשורה לקשרי ספקים ולטיפול בהם מכסה את הנהלים הקשורים בקביעת לוח זמנים לפגישות עם ספקים, שחרור מידע, טיפול הוגן וטיפול בתשובות ספקים לגבי הצעות מחיר, בקשות להצעות מחיר וכו'.
מדיניות הצעות מחיר תחרותיות- מדיניות הצעות מחיר תחרותיות מפרטת את סף העלות שבה חייבת לעמוד הצעת מחיר רשמית לרכישה.

מדיניות יחסי גומלין- מדיניות יחסי הגומלין של הארגון מתייחסת לרכישות מספקים, שהינם גם לקוחות של הארגון הקונה. בדרך כלל היא קובעת כי החלטות מכירה וקנייה נעשות באופן בלתי תלוי וכי אין להעניק לספקים "מעמד מועדף" רק מכיוון שהם רכשו את מוצריו או שירותיו של הארגון.

בהתחשב בכך שלמדיניות ולנהלים יש מידה מסוימת של חפיפה, ארגונים רבים משלבים אותם לתוך מדריך מדיניות ונהלים אחד.
נהלים הינם בעצם סדרה של קווים מנחים מפורטים יותר , שהינם פועל יוצא של המדיניות. הם יכולים להיחשב כתכניות קבועות האמורות לטפל בתהליכים המתרחשים באופן סדיר. לעיתים קרובות מתייחסים לנהלים כאל מדריך "עשה ואל תעשה " , כיוון שהם מתארים צעד אחר צעד תהליך או דרך שיטתית לטפל באירועים קבועים. נהלים בדרך כלל מגדירים העברות מידע ומסמכים, כמו גם אחריות אישית להשגת תהליכים. בניהול הספקה, נהלים יכולים להתייחס לדרישות, הזמנות רכש, מערכות רכש אלקטרוניות, ניהול מלאי, חוזי שירות, ניהול מחסן, ממשק עם מערכות ERP וכן הלאה.

נהלי ניהול רכש הספקה אופייניים כוללים בין היתר:
• מערכות להכנה והזנה של הזמנות רכש.
• תהליך לטיפול בהחזרות.
• תנאים להוספת ספקים ל"רשימת הספקים המאושרים".
• תהליך לטיפול בסילוק חומרים מסוכנים.


**המכללה העסקית הינה כיום הנציגות היחידה המכשירה במסגרת קורס ניהול רכש והספקה בכיר למעבר בחינות ההסמכה הבינלאומיות CPSM ( Certified Professional in Supply Management) של המכון לניהול ההספקה Institute for Supply Management ) ISM ) אשר פרוס במעל 80 מדינות בעולם. כיום, המכללה העסקית של לשכת מסחר ת"א והמרכז, עם מעל 40 שנות ניסיון, מציעה 3 קורסים בתחום: קורס ניהול רכש, קניינות ולוגיסטיקה, קורס לוגיסטיקה ומחסן ממוחשב וקורס ניהול רכש והספקה בכיר אשר עומדים בסטנדרטים גבוהים מאוד ומושתתים על חומרי הלימוד של ה-ISM.